Некоторые документы в цифровой форме обладают такими достоинствами, какие в бумажных версиях совершенно нереальны. Компания Boeing, например, создавала свой новый авиалайнер «Боинг 777», храня всю техническую информацию в одном электронном документе гигантских размеров. При разработке предыдущих авиалайнеров для координации конструкторских и производственных групп, а также внешних подрядчиков в компании Boeing поступали традиционно: вычерчивали на синьках чертежи и возводили дорогостоящие макеты самолетов в натуральную величину. Подобные макеты служили для подгонки и контроля деталей, спроектированных разными подразделениями. Приступая к созданию «Боинга 777», компания решила покончить с синьками, отказаться от макетов и с самого начала для трехмерного моделирования всех деталей использовать электронный документ, с помощью которого и проверять их подгонку друг к другу прямо на компьютере. Инженеры за компьютерными терминалами могли просматривать чертежи и изучать детали в разных видах. Они получили возможность наблюдать за продвижением работ в какой угодно области, отыскивать результаты всех испытаний, изменять любые части проекта и делать многое другое, что на бумаге просто исключено. Каждый – в рамках своей компетенции – мог найти нужные данные. Все изменения немедленно отражались на терминалах других сотрудников, и они видели: кем, когда и почему внесены эти изменения. Таким образом, компания Boeing сэкономила на цифровых документах сотни тысяч листов бумаги и многие человеко-годы проектно-конструкторских работ.
Помимо всего прочего, работа с цифровыми документами идет быстрее, чем с бумажными. Вы можете моментально передавать информацию и почти с той же скоростью отыскивать ее. Те, кто пользуется цифровыми документами, уже давно осознали, насколько проще в них поиск и ориентация, ведь структуру их содержимого так легко перестроить!
Книга регистрации заказов в ресторане ведется с учетом даты и времени. Заказ на 21:00 записывается ниже, чем заказ на 20:00. Заказы на вечер следуют за теми, что сделаны на полдень. Благодаря этому метрдотель может быстро узнать, сделан ли кем-то заказ на конкретные день и время. Но если по той или иной причине кому-то вздумается выбрать из книги информацию по другим критериям, простой хронологии уже недостаточно.